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Factura Electr贸nica para Hoteles en Colombia – Gu铆a r谩pida paso a paso

By: Blog Lobbypms
Date: 09 Jan, 2020

La direcci贸n de impuestos y aduanas de COLOMBIA (DIAN) ha informado que a partir del a帽o 2020,  todas las empresas Colombianas estar谩n obligadas a generar facturas bajo la nueva modalidad de factura electr贸nica con validaci贸n previa (www.factura-electronica.dian.gov.co)

El equipo de LobbyPMS tiene todo preparado para ofrecer el servicio de facturaci贸n electr贸nica a partir del 30 de enero de 2020. Si requiere emitir facturas electr贸nicas en su negocio de alojamiento, por favor considere los siguientes requisitos para hacerlo con LobbyPMS: 

1. Tener una suscripci贸n activa con LobbyPMS: 

Si a煤n no tienes una cuenta con LobbyPMS, ingresa ahora a www.lobbypms.com para conocer detalles sobre todas las funciones y precios. Puedes solicitar una demostraci贸n con un asesor o configurar tu propia cuenta para obtener 15 d铆as de prueba.

2. Registrarse para el proceso de habilitaci贸n en el sitio web de la DIAN  

El proceso de habilitaci贸n es el primer paso antes de comenzar a generar las factura electr贸nicas. En este paso se realizan algunas configuraciones requeridas por la DIAN y posteriormente se deben emitir unas facturas de prueba para que tu empresa pueda ser considerada como HABILITADA 鉁. 

Las configuraciones requeridas para iniciar el proceso de habitaci贸n son el registro como facturador (Datos principales de la empresa que va a emitir las facturas)  y el registro del modo de operaci贸n (Configurar el tipo de software que se usar谩 para generar las facturas). 

En este link puedes acceder al sitio web desarrollado por la DIAN para iniciar el proceso de habitaci贸n. Selecciona si eres empresa o persona natural e ingresa tus datos con los que tu negocio est谩 registrado.

En este otro link puedes encontrar una gu铆a publicada por la DIAN donde explican los detalles del proceso de habilitaci贸n. 

IMPORTANTE: 

  • Al momento de realizar las configuraciones en el sistema de habilitaci贸n, debes seleccionar el tipo de software o modo de operaci贸n. Por favor selecciona la opci贸n software de proveedor tecnol贸gico y luego selecciona el proveedor CADENA SA. Por favor considera que este es el 煤nico proveedor integrado para LOBBYPMS. 
  • Una vez completado el proceso de configuraci贸n para habilitaci贸n contacta con nuestro equipo de soporte para realizar las configuraciones en LOBBYPMS e iniciar las facturas de prueba. 

3. Documentos de prueba requeridos para cumplir el proceso de habilitaci贸n 

Cuando completes el proceso de configuraci贸n encontrar谩s en el sitio web de habilitaci贸n el tablero gr谩fico que indica la cantidad de documentos que debes generar de forma exitosa para aprobar la habilitaci贸n.

Como puedes ver a continuaci贸n los tipos de documentos exigidos por la DIAN son: Facturas, Notas cr茅dito y Notas D茅bito. Para cada tipo de documento se exige una cantidad de env铆os ACEPTADOS en el servidor de la DIAN. Cada tipo de documento podr谩 ser probado desde las interfaces de LobbyPMS. 

Un documento es ACEPTADO por la DIAN cuando la empresa ha realizado todas las configuraciones de forma correcta y ademas el documento enviado cumple con todas las condiciones exigidas por la plataforma. En LobbyPMS nos encargaremos de revisar que todas tus configuraciones est茅n correctas y luego te explicaremos como realizar todas las pruebas hasta completar el proceso de habilitaci贸n. 

4. Configuraciones finales para iniciar a generar las facturas

Una vez completado el proceso de habilitaci贸n con todos los documentos aceptos,  el tablero de la DIAN indicar谩 que ya est谩s ACEPTADO o HABILITADO. En este paso ya todo estar谩 listo para realizar unas configuraciones finales y comenzar a generar facturas oficialmente. 

  • Despues de finalizar la asociaci贸n de prefijos te ayudaremos a completar una configuraci贸n adicional requerida dentro de  LobbyPMS y despu茅s de esto podr谩s iniciar a realizar tus facturas. 

5. Ejemplo de como generar una factura electr贸nica desde LOBBYPMS. 

Despu茅s de completar el proceso de configuraci贸n ser谩 muy f谩cil generar una factura desde LobbyPMS. Veamos un ejemplo generando una factura para un cliente hospedado en una habitaci贸n. 

PASO 1: Identificamos la reserva desde el calendario de Lobbypms y hacemos clic sobre ella. En este caso tenemos una reserva para el cliente Juan Valdez en una habitaci贸n doble por 4 noches y por un total de $400,800

 Al abrir la reserva puedes ver todos los detalles sobre la cuenta: Total por alojamiento, consumos extras, impuestos, pagos, etc. 


PASO 2: Identificamos la secci贸n para generar factura que se encuentra al final de la interfaz de detalles de la reserva. Encontraremos dos botones que permiten generar las facturas. Dichos botones solo estar谩n habilitados (color verde) si la cuenta tiene todos los items requeridos para generar la factura de forma correcta para la DIAN.  (Ejemplo: Datos del cliente requeridos por la DIAN, detalles de impuestos, entre otros.)

Nuestro equipo de soporte te explicar谩 los detalles y las diferencias entre las opciones “Facturar la cuenta completa” o “Facturar algunos items”. 


PASO 3: Al hacer clic en generar factura podr谩s ver una vista previa de la factura y finalmente al hacer clic en GUARDAR,  LobbyPMS generar谩 la factura y la enviar谩 a la DIAN. Inmediatamente te mostraremos un mensaje indicando que la factura fue recibida por la DIAN y enviaremos una copia al email del cliente como lo exige la DIAN. De igual forma podr谩s ver todas las facturas en un reporte donde se listan todos los documentos generados. 

6. Precios y lanzamiento del servicio de facturaci贸n electr贸nica en LobbyPMS

Estos ser谩n los precios y formas de pago para la funcionalidad de factura electr贸nica desde LobbyPMS:

  • Suscripci贸n –  $290,000 – Pago 煤nico – Incluye todo el proceso de configuraci贸n y acompa帽amiento en el proceso de habilitaci贸n y hasta realizar las primeras facturas. Adicional incluye un paquete de 60 facturas para cubrir las facturas en el proceso de prueba y las primeras facturas oficiales.
  • Precio unitario por cada factura generada: $170 – Despu茅s de acabar el paquete inicial de 60 facturas se deber谩n comprar paquetes para recargar la capacidad de facturar. La cantidad m铆nima con 100 facturas lo que equivale a un total de $17,000.

El servicio estar谩 habilitado a partir del 30 de enero de 2020.

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